Seksi ASAK

SEKSI ASAK ( Ayo Sekolah Ayo Kuliah )

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

 A. Ketua

• Memimpin dan bertanggung jawab atas keseluruhan program Ayo Sekolah Ayo Kuliah (ASAK).
• Merekrut sumber daya manusia untuk membantu pengurus dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
• Mengkoordinasikan semua kegiatan Ayo Sekolah Ayo Kuliah.

B. Wakil Ketua

• Mewakili ketua dalam semua aktivitas yang harus dihadiri Ketua, jika Ketua berhalangan hadir.
• Menjalankan fungsi Ketua, jika Ketua berhalangan hadir.
• Membantu Ketua dalam mengkoordinasikan program Ayo Sekolah Ayo Kuliah.

C. Sekretaris

• Bertanggungjawab atas surat-menyurat dan pengarsipannya.
• Membuat undangan rapat dan notulen rapat
• Membuat laporan kerja tahunan dan laporan-laporan lainnya yang diperlukan.
• Memeriksa kelengkapan data dan dokumen pendukung dari anak santun dan penyantun, mengarsip dan membuat basis data (database).
• Menerima dan mencatat seluruh permohonan bantuan yang masuk dan memberikannya kepada masing-masing Bidang yang berkepentingan.
• Bertanggungjawab atas ketepatan data, serta memberi keterangan pada penyantun maupun anak santun apabila diperlukan.
• Membuat Daftar Pembagian Santunan dan menyerahkan kepada Bendahara setiap kali ada perubahan data.
• Mengumpulkan bahan laporan tentang anak santun, kemudian mengirimkannya kepada Penyantun.
• Menyiapkan Profil Anak Santun untuk dicarikan bantuan dari calon penyantun.
• Membuat dan menyampaikan surat pemberitahuan mengenai persetujuan atau penolakan kepada pihak yang mengajukan permohonan

D. Bendahara

• Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan Ayo Sekolah Ayo Kuliah.
• Membuat laporan keuangan bulanan, 3 (tiga) bulanan dan tahunan dan laporan-laporan keuangan lainnya yang diperlukan.
• Mencatat seluruh bantuan yang diterima.
• Mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran dana dalam kegiatan Ayo Sekolah Ayo Kuliah.
• Memantau rekening bank setiap bulan dan mendata penyantun yang belum mengirim uang santunan sesuai 4 jadwalnya, untuk kemudian melaporkannya kepada Bidang Penyantun.

.

E. Bidang Penyantun

• Mencari dan memberikan penjelasan kepada calon penyantun.
• Menindaklanjuti sampai penyantun melengkapi formulir kesepakatan penyantunan atau formulir perpanjangan untuk periode selanjutnya.
• Menindaklanjuti laporan Bendahara tentang keterlambatan penerimaan santunan kepada para penyantun.
• Mendistribusikan laporan perkembangan anak santun kepada para penyantun.

F. Bidang Anak Santun

• Bersama dengan Seksi Sosial Lingkungan (SSL) mencari dan mengumpulkan informasi tentang anak santun atau anak-anak yang membutuhkan bantuan pendidikan lainnya.
• Melakukan survei ke tempat tinggal calon anak santun, meminta dokumen pendukung, melakukan wawancara serta membuat foto dan dokumentasi yang diperlukan.
• Mengisi formulir pengajuan calon anak santun dan menyampaikannya dalam Rapat Tim Seleksi.
• Mengumpulkan data anak santun terbaru setiap ada perubahan.

G. Bidang Pembinaan

• Menyelenggarakan program-program khusus yang bertujuan untuk mengembangkan pelayanan di bidang Pendidikan.

H. Bidang Teknologi Informasi

• Memperbarui basis data Ayo Sekolah Ayo Kuliah setiap ada perubahan.
• Mendampingi pengurus Ayo Sekolah Ayo Kuliah lainnya berkaitan dengan proses masukan data maupun pengolahan data pada sistem informasi dan basis data Ayo Sekolah Ayo Kuliah.